Положення про архівний підрозділ суду

                                                                                                                                                                                                                                           ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                                                                                                                                                                           Наказом  суду

                                                                                                                                                                                                                                           від 03.12.2012р. № 15/01-06

ПОЛОЖЕННЯ

про архівний підрозділ

Горохівського районного суду Волинської області

1. Згідно з Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» Горохівський районний суд Волинської області (надалі – суд) створює архівний підрозділ для тимчасового зберігання документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

2. Архівний підрозділ суду входить до складу служби діловодства.

3. У своїй діяльності архівний підрозділ керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами та цим Положенням.

З питань організації та методики ведення архівної справи архівний підрозділ керується наказами Державного комітету архівів України (далі – Держкомархів).

4. Архівний підрозділ працює відповідно до річного плану, який затверджує голова суду, і звітує перед ним про проведену роботу.

5. Коло службових обов’язків працівника архівного підрозділу визначається посадовими інструкціями, які затверджує керівник апарату.

6. Основними завданнями архівного підрозділу є:

приймання від працівників суду та зберігання архівних документів з різними видами носіїв інформації;

контроль разом зі службою діловодства стану зберігання та правильності оформлення документів суду;

участь у складанні та погоджені зведеної номенклатури справ, перевіряння відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;

ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою архівному відділу Горохівської райдержадміністрації;

проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії суду проектів описів справ Національного архівного фонду, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, що не віднесені до Національного архівного фонду;

створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

організація в установленому Держкомархівом порядку користування архівними документами, видавання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичними особами і громадянами;

підготовка і передавання документів Національного архівного фонду до архівного відділу Горохівської райдержадміністрації;

участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників суду, які відповідають за роботу з документами.

7. Для виконання покладених на архівний підрозділ завдань йому надається право:

вимагати від працівників суду передання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

повертати працівникам відділу на доопрацювання документи, оформлених з порушенням встановлених вимог;

давати структурним підрозділам суду рекомендації з питань, що входять до компетенції архівного підрозділу;

запитувати від працівників суду відомості, необхідні для роботи;

брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться судом, в разі розгляду на них питань роботи з документами;

інформувати голову суду про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення.

8. Відповідальність за роботу з архівними документами покладається на одного з працівників служби діловодства.

Порядок взаємодії архівного підрозділу з працівниками суду визначається головою суду та керівником апарату суду.

9. До складу документів архівного підрозділу входять:

закінчені у поточному діловодстві документи з паперовою основою, віднесені до Національного архівного фонду, та тривалого зберігання, створені судом; особові архівні фонди працівників суду;

документи з різними видами носіїв інформації підприємств і установ-попередників суду, що ліквідовані в установленому порядку;

друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архівного підрозділу суду;

довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи з кожним видом носіїв інформації повинні зберігатися в архівному підрозділі суду окремо.

10. Документи з паперовими носіями інформації передаються до архівного підрозділу суду через два роки після закінчення їх у діловодстві в порядковому стані за описами зразка, затвердженого Держкомархівом.

Науково-технічна та електронна документація передається до архівного підрозділу суду одразу після затвердження у порядку, встановленому державними стандартами України.

11. Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архівному підрозділі суду:

для документів постійного зберігання – 5 років;

для документів з особового складу – 75 років;

для електронних документів – 5 років після виготовлення.

Строки тимчасового зберігання документів в архівному підрозділі суду можуть бути змінені з дозволу архівного відділу Горохівської райдержадміністрації.